No mundo todo, escritórios vêm se transformando para se adaptar às recentes mudanças. O trabalho híbrido mudou completamente a forma como e onde usamos o espaço do escritório, dando aos funcionários liberdade para poder atuar de qualquer lugar, a qualquer hora, seja da sede, de casa, de um coworking ou mesmo da combinação dos três.
Para se ter uma ideia, o modelo híbrido é o mais adotado pelos brasileiros, com 56% das organizações atuando nesse formato, segundo um estudo realizado pelo Google Workspace, em parceria com a IDC Brasil.
Mas, o reflexo dessa mudança de comportamento deixou empresas com uma importante questão: quanto espaço de escritório realmente precisamos?
Neste blogpost, você vai descobrir como o trabalho híbrido está redefinindo a necessidade de espaço de escritório e aprender a calcular a metragem ideal para sua empresa.
De quanto espaço realmente você precisa?
A quantidade de espaço de escritório necessária para a sua empresa não depende apenas de metros quadrados, mas também da sua estratégia de atuação.
Empresas que estão em fase de downsizing podem optar por um espaço menor, enquanto aquelas com times em crescimento podem precisar de escritórios satélites ou espaços flexíveis em diferentes localizações.
Esses fatores devem ser cuidadosamente analisados para garantir que o espaço atenda às necessidades atuais da equipe e também permita a expansão de forma eficiente. Por isso, existem alguns pontos importantes para se considerar além do metro quadrado por pessoa:
- Número de funcionários
O principal fator a considerar ao determinar de quanto espaço você precisará em um escritório é o número de funcionários. Quantos colaboradores estarão atuando ao mesmo tempo?
O compartilhamento de mesa tornou-se uma solução popular no qual uma única estação de trabalho pode acomodar vários funcionários, resultando em um melhor uso do espaço do escritório e redução de custos.
Seja hot desking ou estação de trabalho fixo, alguns itens são indispensáveis, ou melhor, obrigatórios: mesas espaçosas e cadeiras ergonômicas.
- Equipamentos e amenidades
Além das pessoas, lembre-se que os escritórios têm equipamentos, independentemente do tamanho e área de atuação. De computadores, mobiliário, decoração e arquivos até suprimentos, infraestrutura para servidores e estoque.
- Reuniões
Este é outro aspecto a considerar ao determinar a quantidade de espaço de escritório que você precisa. Que tipos de reuniões sua equipe tem no dia a dia? Qual a periodicidade? Quantas pessoas participam?
Além de cadeiras extras, mesa, sofás e outros móveis, verifique também a necessidade de equipamentos de suporte como projetor, telão ou flipchart.
- Planta ideal
Ter a planta baixa do escritório pode fazer toda a diferença para calcular a metragem necessária. Vale aqui lembrar que é preciso considerar ainda uma área de descompressão, uma copa ou local em que os colaboradores possam fazer refeições, cafés ou uma pausa.
É importante considerar as necessidades específicas de sua equipe e a melhor forma de projetar o escritório para o máximo de produtividade.
- Projeção de crescimento
Ao planejar o crescimento futuro, considere quantos funcionários você planeja contratar nos próximos 12 a 24 meses, bem como o tipo de equipe que você contratará: pessoal externo como vendas ou cargos operacionais, executivos ou administrativos?
5 dicas para montar um escritório para sua empresa
Montar um escritório prático é importante para o sucesso de qualquer empresa, especialmente com as transformações causadas pelo trabalho híbrido. Aqui estão algumas dicas complementares para garantir que seu espaço de trabalho atenda às necessidades da sua equipe e ainda favoreça o crescimento do negócio:
1. Invista em tecnologia e conectividade
Em um ambiente de trabalho híbrido, a conectividade é fundamental. Assegure-se de que sua infraestrutura de internet seja robusta, com wi-fi de alta qualidade e, se necessário, cabos de rede dedicados para suportar a demanda de trabalho.
Além disso, invista em ferramentas de colaboração digital, como videoconferência e plataformas de gestão de projetos, para garantir que sua equipe esteja sempre conectada, independentemente de onde esteja trabalhando.
2. Crie áreas de colaboração e criatividade
Além das estações de trabalho tradicionais, considere adicionar espaços colaborativos ou criativos ao escritório. Ambientes descontraídos, como salas de brainstorming ou áreas de descanso, incentivam a troca de ideias e aumentam a interação entre os membros da equipe.
Essas áreas não precisam ser grandes, mas devem ser bem planejadas para facilitar o trabalho em grupo e estimular a inovação.
3. Priorize o bem-estar dos colaboradores
O bem-estar físico e mental dos colaboradores deve ser uma prioridade ao projetar seu escritório. Invista em móveis ergonômicos, iluminação adequada e opções de ventilação para garantir conforto durante toda a jornada de trabalho.
Crie um ambiente que favoreça a saúde mental, com áreas para descanso e relaxamento, bem como espaços que promovam o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
4. Considere a sustentabilidade do escritório
Cada vez mais as empresas buscam práticas sustentáveis. Ao montar o escritório, pense em soluções que reduzam o impacto ambiental, como o uso de móveis recicláveis, a adoção de tecnologias energicamente eficientes e a implementação de um sistema de gestão de resíduos.
Além de ser benéfico para o meio ambiente, esse tipo de ação contribui para a imagem positiva da sua empresa perante clientes e colaboradores.
5. Flexibilize o layout para futuros ajustes
Como o modelo híbrido e o crescimento da empresa podem gerar mudanças nas necessidades de espaço, é importante que o layout do escritório seja flexível. Considere móveis modulares e divisórias móveis que podem ser reposicionados facilmente, sem a necessidade de grandes reformas.
Isso permite que você ajuste o espaço de acordo com as demandas da equipe e o crescimento da empresa, mantendo sempre a eficiência operacional.
Com essas dicas, você pode montar um escritório que se adapte às novas necessidades de trabalho, aumente a produtividade e crie um ambiente de trabalho mais agradável e eficiente para todos.
Por que montar seu escritório em um Coworking?
O uso eficaz de um espaço ajuda a promover o crescimento, aumentar o moral e dar um incentivo para seus colaboradores serem mais produtivos. Montar seu escritório em um coworking pode ser benéfico, pois ele oferece diversas comodidades, bem como otimizar seus gastos.
O COW Coworking oferece toda a infraestrutura e recursos necessários, com ambientes de tamanhos variados, que vão desde estações de trabalho individuais, salas fixas e até ambiente exclusivo e personalizado para sua empresa, que funcionam 24 horas por dia.
E ainda: você conta com wi-fi, serviço de copa, limpeza e manutenção, além do apoio de facilities managers, prontos para auxiliar você com qualquer demanda interna.
Os escritórios contam com móveis modernos, portas com fechadura, iluminação aconchegante e muito mais. O COW também dispõe de diversos tamanhos de salas de reunião, equipadas com TVs, quadros brancos, telefone e podem ser reservadas por hora ou dia.
E se você quiser fazer um evento, é possível encontrar espaços com ambientações inovadoras e capacidade adequada, seguindo todos os protocolos de segurança e de higienização. Isso sem mencionar a segurança. Os espaços têm câmeras de monitoramento e o acesso é individual, com biometria.
Com contratos flexíveis e por assinatura mensal, você define qual o melhor ambiente para sua necessidade e objetivo. E se você quiser aumentar ou diminuir seu espaço, é possível realizar essas alterações quando precisar. Fale com a nossa equipe e conheça um novo jeito de trabalhar!
Perguntas Frequentes (FAQ)
Para montar um escritório, o primeiro passo é entender as necessidades da sua equipe e da empresa. Com o modelo híbrido em crescimento, o foco não deve estar apenas no espaço físico, mas também na conectividade, tecnologia e bem-estar dos colaboradores. Além disso, é fundamental ter móveis ergonômicos, áreas para colaboração e criatividade, e uma infraestrutura adequada, como internet de alta qualidade.
Montar um escritório sem gastar muito é possível com planejamento. Investir em móveis modulares e utilizar um coworking são ótimas opções. As soluções flexíveis, como o aluguel de espaços compartilhados, podem reduzir custos sem comprometer a qualidade do ambiente de trabalho. Além disso, priorizar a compra de equipamentos essenciais e dividir espaços entre funcionários também pode contribuir para economizar.
O tamanho mínimo do escritório depende de diversos fatores, como o número de funcionários e as atividades que serão realizadas. No trabalho híbrido, o foco não está apenas em metros quadrados, mas em como o espaço pode ser otimizado para melhorar a produtividade. O mais importante é criar áreas de trabalho confortáveis e funcionais, com espaço para reuniões e colaboração.